Politika zasebnosti

Namen Politike zasebnosti je seznaniti študente, starše in druge posameznike, ki sodelujejo z British International School of Ljubljana d.o.o. (v nadaljevanju »British International School of Ljubljana«) o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jo izvaja naša šola. Večji del obdelave osebnih podatkov temelji na določilih veljavne zakonodaje s področja vzgoje in izobraževanja ter veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. Vse spremembe tega dokumenta bodo objavljene na naši spletni strani. Z uporabo spletnega mesta potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino Politike zasebnosti.

Upravljavec podatkov:
British International School of Ljubljana d.o.o.
Cesta 24. junija 92
1231 Ljubljana-Črnuče
e-pošta: admissions@britishschool.si
telefon: +386 40 618 356
Spletna stran: https://britishschool.si/

Ta pravilnik o zasebnosti velja za sledeče skupine:

• Študentje / učenci, ki se prijavljajo za vpis, sedanji in nekdanji dijaki Britanske mednarodne šole v Ljubljani in njihovi starši/skrbniki
• Zaposleni British International School of Ljubljana
• Kandidati za delo na šoli
• Uporabniki šolskih informacijskih sistemov
• Trženje in komunikacije
• Obiskovalci šolskih prostorov
• Obiskovalci spletne strani (Piškotki)

Osebni podatek pomeni vsako informacijo, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo. Določljiva fizična oseba je tista, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati, zlasti s sklicevanjem na identifikator, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator ali na enega ali več dejavnikov, značilnih za fizično, fiziološko, genetske, duševne, ekonomske, kulturne ali družbene identitete te fizične osebe.

Primeri osebnih podatkov, ki jih obdelujemo: vaši kontaktni podatki (naslov, e-pošta, telefonska številka), bližnji sorodniki, finančni podatki, vaše fotografije in video posnetki itd.

Nekateri osebni podatki, ki jih obdelujemo, so razvrščeni kot posebne kategorije osebnih podatkov (občutljivi podatki). To pomeni osebne podatke o posamezniku: zdravstvene podatke, podatke o posebni izobraževalni podpori, versko in etnično poreklo. Takšne občutljive podatke obdelujemo v skladu z 9. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

Kandidati za vpis, sedanji in nekdanji dijaki Britanske mednarodne šole v Ljubljani in njihovi starši/skrbniki

Za zagotavljanje izobraževanja našim študentom obdelujemo osebne podatke o naših študentih, sorodnikih in skrbnikih.

Medtem ko je večina podatkov, ki jih zbiramo, obveznih, jih nekateri posredujemo ali obdelujemo na podlagi izvajanja pogodbe in na podlagi privolitve (prostovoljno). Osebne podatke večinoma obdelujemo za naslednje namene:

• izpolnjevati obveznosti veljavne zakonodaje
• za identifikacijo naših študentov
• zagotoviti učinkovito obdelavo vašega povpraševanja
• za obračun in finančne namene
• podpirati učenje učencev
• zagotoviti varnost naših učencev
• zagotoviti uravnoteženo strukturo šole
• spremljati in poročati o napredku učencev
• skrbeti za primerno pastoralo
• da našo šolsko skupnost obveščamo o dogodkih
• za oceno kakovosti naših storitev
• za izpolnjevanje naših zakonskih zahtev

Osebne podatke zbiramo v postopku vpisa in v pogodbenem času v šoli. Osebni podatki se zbirajo na različne načine, vendar najpogosteje z uporabo: obrazcev (papirnih in digitalnih), elektronske pošte, pošte, opazovanj učencev in verbalne (iz oči v oči, telefona ali videokonference) komunikacije med šolskim osebjem, našimi učenci, njihovimi skrbniki in odnosi.

Ob prijavi za vpis in vpisu dijaka v šolo

Za vpis dijaka v šolo potrebujemo naslednje osebne podatke: splošne osebne podatke dijaka, podatke o šolanju in prejšnjih poročilih dijaka, zdravstvene podatke, potrebno posebno izobraževalno podporo, znanje jezika.

Potrebujemo naslednje osebne podatke staršev/skrbnikov: splošne osebne podatke in kontaktne podatke staršev.

Navedene podatke vodimo v okviru evidence prijavljenih kandidatov za vpis in vpisanih dijakov. Te podatke obdelujemo za potrebe višješolskih (alumni) dejavnosti šole, višješolskih prijavnih služb, vključno, vendar ne omejeno na prijave na univerze/visoke šole ali zaposlitve, državne organe, organe lokalnih skupnosti, nosilce javnih pooblastil. , ki se nanašajo na uresničevanje pravic študentov po posebnih predpisih. V skladu z veljavno zakonodajo se evidenca vpisanih študentov hrani trajno, evidenca prijavljenih pa do vpisa oziroma do zaključka pritožbenih postopkov. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je veljavna zakonodaja.

Med izobraževalnim procesom

V času izobraževanja študenta vodimo naslednje zbirke oziroma evidence osebnih podatkov: evidenco vpisanih študentov; osebna evidenca, ki se vodi za vsakega študenta od vpisa v šolo do konca študija oziroma do diplome in evidenca morebitnih opravljenih izpitov, internih in eksternih, v kateri se beležijo prijava na izpit, potek izpita in ocena. dosežen.

V okviru evidence vpisanih študentov hranimo naslednje osebne podatke: splošne osebne podatke študenta, podatke o šolanju in dosedanjih poročilih študentov, zdravstvene podatke, potrebno posebno izobraževalno pomoč, znanje jezika.

V okviru osebnih podatkov hranimo tudi podatke o: opravljenih izpitih, poročilih študentov, napredovanju in zaključku študija.

Hranimo osebne podatke staršev/skrbnikov: splošne osebne podatke in kontaktne podatke staršev.

Te podatke obdelujemo za potrebe višješolskih (alumni) dejavnosti šole, višješolske vključno, vendar ne omejeno na univerzitetne/visoke ali zaposlitvene prijave, državne organe, lokalne skupnosti, nosilce javnih pooblastil, povezane z uresničevanje pravic študentov po posebnih predpisih. Vse navedene zbirke oziroma evidence podatkov se hranijo trajno. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je veljavna zakonodaja in/ali izvajanje pogodbe.

Pri zagotavljanju dodatne podpore pri izobraževanju (Special education needs department - SEN)

Osebni podatki, ki jih zbira SEN oddelek, se hranijo v dijakovih osebnih mapah (na iSAMS in tiskanih izvodih) in so dostopni le SEN oddelku. Oddelek za SEN zbira in vodi dokumentacijo o profilu dijaka v okviru procesa identifikacije dijakov, ki morda potrebujejo učno/SEN podporo in organiziranja strokovne pomoči dijaku.

Zbirka vsebuje naslednje osebne podatke o študentu: splošne osebne podatke študenta, dosedanje izobrazbene in zdravstvene posebnosti, družinsko in socialno anamnezo, izvedenska mnenja drugih institucij, katerih poznavanje je nujno za ugotavljanje potreb študenta in zagotavljanje ustrezne podpore študent. Vsebuje tudi podatke o napredovanju dijaka in šolska poročila, dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja dijaka s posebnimi potrebami.

Zbirka podatkov o dijakih, ki potrebujejo dodatno pomoč v šoli, se hrani še pet let po končanem šolanju dijaka. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja in/ali izvajanje pogodbe.

Obdelava na podlagi soglasja študenta

Določene osebne podatke bomo obdelovali le, če nam daste soglasje. Če daste soglasje za določen namen, bomo na primer:

• obveščanje staršev/skrbnikov o naših aktivnostih preko telefonske številke in/ali elektronske pošte;
• objavljanje skupinskih in/ali posameznih fotografij/video posnetkov študenta na naši spletni strani;
• informativno je na oglasni deski objavljeno ime in priimek dijak
• objavljanje izdelkov in drugih dosežkov dijaka skupaj z imenom in priimkom na različnih medijih (odvisno od privolitve);
• objavljanje učenčevih dosežkov na tekmovanjih iz znanja in drugih tekmovanjih v različnih medijih (odvisno od soglasja staršev).

Dajanje soglasja je prostovoljno. Svoje soglasje lahko kadarkoli prekličete tako, da na naš naslov pošljete zahtevo. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, bomo hranili do preklica privolitve oziroma do izbrisa podatkov. Po prejemu zahteve za preklic soglasja ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Podatke, ki jih obdelujemo na podlagi privolitve, lahko izbrišemo tudi pred preklicem, ko je dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako zahteva zakon.

Zaposleni British International School of Ljubljana

Osebne podatke zbiramo med končno ponudbo in pogodbenim postopkom ter med vašim pogodbenim obdobjem kot zaposleni.

Podatke zbiramo in obdelujemo za izpolnjevanje našega pogodbenega razmerja med delodajalcem in zaposlenim med vami in British International School of Ljubljana.

Kandidati za delo na šoli

Podatke zbiramo, ko nam pošljete prijavo po e-pošti ali prek katere koli spletne metode prijave in med postopkom razgovora/preverjanja.

Vaše podatke obdelujemo zaradi vašega zanimanja za prijavljeno vlogo. Te informacije bomo hranili šest mesecev ali dlje v primeru izpolnjevanja naših zakonskih ali zakonskih obveznosti.

Če ponudimo pogojno zaposlitev, vas bomo prosili za podatke, da lahko izvedemo predzaposlitvena preverjanja. Za napredovanje do končne ponudbe morate uspešno opraviti preverjanja pred zaposlitvijo. Od nas se zahteva, da potrdimo identiteto našega osebja, njihovo pravico do dela v Sloveniji in zahtevamo zagotovilo o njihovi verodostojnosti, integriteti in zanesljivosti.
Če niste izbrani za delovno mesto, na katerega ste se prijavili, vas bomo morda vprašali, ali želite, da vaše podatke obdržimo v našem bazenu potencialnih kandidatov.

Uporabniki šolskih informacijskih sistemov

Osebne podatke zbiramo med uporabo naših informacijskih sistemov v prostorih ali na daljavo ali če nam pošljete e-pošto.

Obdelujemo podatke o vaši uporabi naših IT storitev. Te informacije se obdelujejo za zagotavljanje varnosti naših sistemov, za diagnostične in analitične namene.

Za šifriranje in zaščito e-poštnega prometa uporabljamo Transport Layer Security (TLS). Če vaša e-poštna storitev ne podpira TLS, se morate zavedati, da vsa e-poštna sporočila, ki jih pošljemo ali prejmemo, med prenosom morda ne bodo zaščitena.

Prav tako bomo spremljali vsa e-poštna sporočila, ki nam bodo poslana, vključno z datotečnimi priponkami, za viruse ali zlonamerno programsko opremo. Zavedajte se, da ste odgovorni zagotoviti, da je vsako poslano e-poštno sporočilo v mejah zakona.

Trženje in komunikacije

Zberemo lahko vaše želje za trženje neposredno od nas po e-pošti, SMS-u, kanalih družbenih medijev, telefonu in pošti na naslednje načine:

• Ko se prijavite na spletu, prek oglasov, prek naših šolskih podružnic ali na razstavah dogodkov in nam podate svoje izrecno soglasje, da želite od nas prejemati takšno trženje.
• Če oddate prijavo ali povpraševanje in/ali vključite naše šolske storitve in navedete (s posebnim soglasjem), da želite prejemati tržne informacije.
• Na dogodku ali razstavi in ​​navedete (s posebnim soglasjem), da želite prejemati marketinške informacije.
• Ko posodobite svoje trženjske nastavitve po e-pošti, SMS-u, kanalih družbenih medijev, telefonu ali pošti ali ko se odzovete na našo zahtevo, da to storite.
• Pravico imate, da zavrnete našo uporabo vaših osebnih podatkov za trženje na katerega koli od zgoraj navedenih načinov. Oglejte si »Kakšne pravice imam glede informacij, ki jih ima British International School of Ljubljana?« spodaj za dodatne podrobnosti o tem, kako lahko to storite.

Obiskovalci šolskih prostorov

Zbiramo podatke o obiskovalcih šolskih prostorov. Podatke zbiramo, da zagotovimo varnost naših prostorov ter naših študentov in osebja.

Za obiskovalce spletne strani (Piškotki)

Med spletnim obiskom bomo verjetno na vašo napravo namestili piškotek. Piškotek je edinstven alfanumerični identifikator, ki ga uporabljamo za določanje števila edinstvenih obiskovalcev, ki si ogledajo našo spletno stran, ne glede na to, ali so ti obiskovalci ponavljajoči se obiskovalci ali ne, in vir obiskov. Piškotkov ni mogoče izvesti kot kodo ali uporabiti za prenos virusa. Drugi strežniki ne morejo brati piškotkov in osebnih podatkov ni mogoče zbrati iz piškotkov. Piškotki so preprosto identifikator, ki si ga delite vi in ​​mi, da British International School of Ljubljana izboljša informacije, ki vam jih ponujamo na naši spletni strani. Če ne želite, da se piškotki namestijo na vaš računalnik, jih lahko onemogočite v svojem spletnem brskalniku. Možnost za to je običajno v razdelku »varnostne nastavitve« vašega brskalnika.

Naša spletna stran uporablja sledeče piškotke za boljšo uporabniško izkušnjo:

Nekateri piškotki so potrebni za pravilno delovanje naše spletne strani, drugi pa nam pomagajo prilagoditi vašo izkušnjo prek analitike in ustreznih oglasov. V kolikor ne naredita izbora, boste nadaljevali z brskanjem z zahtevanimi piškotki.

Piškotki, brez katerih spletno mesto ne more pravilno delovati

To vključuje piškotke za dostop do varnih območij in varnost CSRF. Upoštevajte, da Craftovi privzeti piškotki ne zbirajo osebnih ali občutljivih podatkov. Craftovi privzeti piškotki ne zbirajo naslovov IP. Podatki, ki jih shranjujejo, niso poslani družbi Pixel & Tonic ali kateri koli tretji osebi.

Ime: CraftSessionId

Opis: Craft se zanaša na seje PHP za vzdrževanje sej med spletnimi zahtevami. To je izvedeno prek piškotka PHP. Craft ta piškotek kot privzeto imenuje »CraftSessionId«, vendar ga je mogoče preimenovati prek nastavitve konfiguracije phpSessionId. Ta piškotek poteče takoj, ko se seja izteče.

Ponudnik: to spletno mesto
Potek: seja

Ime: CraftSessionId

Opis: Craft se zanaša na seje PHP za vzdrževanje sej med spletnimi zahtevami. To je izvedeno prek piškotka PHP. Craft ta piškotek kot privzeto imenuje »CraftSessionId«, vendar ga je mogoče preimenovati prek nastavitve konfiguracije phpSessionId. Ta piškotek poteče takoj, ko se seja izteče.

Ponudnik: to spletno mesto
Potek: seja

Ime: *_identity

Opis: Ko se prijavite v nadzorno ploščo, boste prejeli piškotek za preverjanje pristnosti, ki se uporablja za vzdrževanje vašega stanja preverjanja pristnosti. Pred imenom piškotka je dolg, naključno ustvarjen niz, ki mu sledi _identity. Piškotek shranjuje le informacije, ki so potrebne za vzdrževanje varne, overjene seje, in bo obstajal le toliko časa, dokler je uporabnik overjen v Craftu.

Ponudnik: to spletno mesto
Rok uporabnosti: obstojno

Ime: *_username

Opis: Če med prijavo označite možnost »Ohrani me prijavljenega«, se ta piškotek uporabi za zapomnitev uporabniškega imena za vašo naslednjo avtentikacijo.

Ponudnik: to spletno mesto
Iztek obstojen

Ime: CRAFT_CSRF_TOKEN

Opis: ščiti nas in vas kot uporabnika pred napadi ponarejanja zahtev med spletnimi mesti (Cross-Site Request Forgery attacks).

Ponudnik: to spletno mesto
Potek: seja

Statistika

Statistični piškotki nam pomagajo razumeti, kako obiskovalci komunicirajo s spletnimi stranmi, tako da anonimno zbirajo in sporočajo podatke.

Ime: _ga

Opis: to ime piškotka je povezano s storitvijo Google Universal Analytics, ki je pomembna posodobitev Googlove storitve analitike. Ta piškotek se uporablja za razlikovanje edinstvenih uporabnikov z dodelitvijo naključno ustvarjene številke kot identifikatorja stranke. Vključen je v vsako zahtevo strani na spletnem mestu in se uporablja za izračun podatkov o obiskovalcih, sejah in oglaševalskih akcijah za analitična poročila spletnih mest. Privzeto je nastavljeno, da poteče po 2 letih, čeprav lahko to prilagodijo lastniki spletnih mest.

Ponudnik: Google Analytics
Rok uporabnosti: 2 leti

Ime: _gid

Opis: to ime piškotka je povezano s storitvijo Google Analytics. Uporabljajo ga skripti gtag.js in analytics.js, glede na Google Analytics pa se ta piškotek uporablja za razlikovanje uporabnikov.

Ponudnik: Google Analytics
Veljavnost: 1 dan 

Ime: _gat_*

Opis: Ta piškotek se uporabljajo za branje in filtriranje zahtev botov.

Ponudnik: Google Analytics
Iztek: 1 minuta

Ime: _gcl_au

Opis: to ime piškotka je povezano z Google Adsense. Uporablja se za shranjevanje in sledenje konverzijam.

Ponudnik: Google Adsense
Rok uporabnosti: obstojno

Ime: _hjSession_*

Opis: ta piškotek zagotavlja, da se naslednje zahteve v oknu seje pripišejo isti seji.

Ponudnik: Hotjar
Rok uporabe: 30 minut

Ime: _hjSessionUser_*

Opis: Ta piškotek ohranja ID uporabnika Hotjar, ki je edinstven za to spletno mesto. Hotjar ne sledi uporabnikom na različnih spletnih mestih.

Ponudnik: Hotjar
Rok uporabnosti: 1 leto

Ime: msd365mkttrs

Opis: Za ugotavljanje, koliko časa je uporabnik preživel na strani

Ponudnik: Dynamics365
Potek: seja

Ime: msd365mkttr

Opis: Identificira uporabnike. Ta piškotek nastavimo, ko uporabnik obišče marketinško stran ali izbere povezavo (z omogočenim sledenjem). V določenem trenutku, ko uporabnik odda obrazec, se ustvari nova potencialna stranka in uporabimo piškotek, ki je na voljo v brskalniku, da povežemo prejšnje obiske z novo ustvarjeno potencialno stranko.

Ponudnik: Dynamics365
Rok uporabnosti: 2 leti

Marketing

Marketinški piškotki se uporabljajo za sledenje obiskovalcem na spletnih mestih. Te informacije uporabljamo za izboljšanje vaše uporabniške izkušnje na spletni strani, zagotavljanje ustrezne vsebine in včasih pošiljanje ustreznih in privlačnih oglasov.

Ime: _fbp

Opis: Ta piškotek se uporablja za shranjevanje in sledenje obiskom spletnih strani.

Ponudnik: Facebook
Rok uporabe: 3 mesece

Pravico imate vedeti, s kom delimo vaše osebne podatke. Deljenje vaših podatkov zunanjim osebam omejujemo na minimum. To pomeni, da delimo vaše osebne podatke iz naslednjih razlogov:

• Vaše podatke lahko delimo z drugimi strankami, ki nam nudijo storitve.
• Osebne podatke posredujemo tudi drugim strankam, ki vam nudijo storitve.
• Osebne podatke bomo posredovali tudi zunanjim osebam v skladu z našimi zakonskimi obveznostmi.
• Transakcija v zvezi z Britansko mednarodno šolo v Ljubljani.
• V anonimizirani obliki kot del statistike ali drugih zbirnih podatkov, ki se delijo s tretjimi osebami.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo.

V Združeno kraljestvo prenašamo osebne podatke, za katere je Evropska komisija na podlagi odločbe o ustreznosti potrdila ustrezno raven varstva podatkov. Nacionalni zakoni Združenega kraljestva zagotavljajo raven varstva osebnih podatkov, ki je primerljiva z zakonodajo EU.

Osebne podatke lahko posredujemo tudi v tretje države v primerih uporabe družbenih omrežij in nekaterih drugih ponudnikov informacijskih rešitev (ponudnik programske opreme za pošiljanje novic). V tem primeru se podatki lahko izvozijo v ZDA, pri čemer se odnosi s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejajo na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih sprejme Evropska komisija, in/ali zavezujočih pravil poslovanja, ki jih potrdi EU.

Ne izvajamo avtomatiziranega odločanja ali profiliranja.

Pravico imate popraviti vse napačne podatke, ki jih imamo o vas. Imate pravico zahtevati izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njimi ter pravico do ugovora o obdelavi in ​​pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava v skladu z določili veljavne zakonodaje.

Prav tako imate pravico zahtevati podatke, ki jih imamo o vas. Ta pravica je obstajala pred GDPR, vendar imate povečane pravice in časovne okvire, v katerih bi vam morali sporočiti te podatke. Zdaj imate na primer pravico zahtevati, ali hranimo podatke v strukturirani in prenosljivi obliki (npr. CSV).

Vse naštete pravice in vsa vprašanja lahko uveljavljate z zahtevo, poslano na naš naslov: admissions@britishschool.si. Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje en mesec po prejemu zahteve. Ta rok se lahko glede na zahtevnost in število zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca. O tem boste obveščeni skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje vaših pravic je za vas brezplačno, lahko pa vam zaračunamo razumno pristojbino, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo. V odločitvi o zahtevi vas bo šola seznanila tudi z razlogi za odločitev in informacijo o pravici do pritožbe na nadzorni organ v 15 dneh od seznanitve z odločitvijo.

V primeru dvoma o vaši identiteti vas lahko prosimo za dodatne informacije, ki jih potrebujemo za ugotovitev vaše identitete.

Pravico imate do vložitve pritožbe. Upamo, da bomo vprašanje najprej izpostavili vaši kontaktni osebi v osnovni šoli. Če menite, da vaša zahteva ni bila obravnavana v skladu z vašimi pravicami, se lahko vedno obrnete na Informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, telefon: +386 1 230 97 30, e-pošta: gp.ip@ ip-rs.si.

Spremembe tega pravilnika o zasebnosti se lahko izvedejo kadar koli, zato redno preverjajte morebitne spremembe. Ta pravilnik o zasebnosti je bil nazadnje posodobljen 01. 4. 2024.